Λειτουργία αποθήκης

Ορισμοί

Προϊόντα

Προϊόν στο Simple ονομάζουμε οτιδήποτε μπορεί να πωληθεί από το Simple POS. Μπορείτε να διαχειριστείτε τα προϊόντα από την Simple Live πλατφόρμα σας, εδώ. Για την λειτουργία της αποθήκης τα προϊόντα πρέπει να έχουν συνταγές.

Υλικά

Υλικά είναι οτιδήποτε αγοράζουμε από τους προμηθευτές μας (για παράδειγμα το λεμόνι ή το εμφιαλωμένο νερό). Ένα Υλικό μπορεί να είναι και προϊόν. Μπορείτε να διαχειριστείτε τα υλικά σας εδώ και τις κατηγορίες τους εδώ. Στα υλικά πρέπει να προσθέσουμε μονάδα μέτρησης, συνδεδεμένες αποθήκες και συσκευασίες αγοράς.

Παρασκευές

Παρασκευές είναι οτιδήποτε έχει συνταγή (δηλαδή παρασκευάζεται από άλλα υλικά ή παρασκευές) και αποτελεί κομμάτι της συνταγής ενός προϊόντος (για παράδειγμα μία σπιτική σάλτσα ή ο πουρές που είναι συνοδευτικό σε κάποια πιάτα). Μία παρασκευή μπορεί να είναι και προϊόν (για παράδειγμα μία σος που μπορεί να πωλείται ή να είναι συνοδευτικό). Μπορείτε να διαχειριστείτε τις παρασκευές σας εδώ και τις κατηγορίες τους εδώ. Οι παρασκευές πρέπει να έχουν συνταγή.

Αποθήκη

Τα υλικά αποθηκεύονται, αναλώνονται και μετριούνται ανά αποθήκη. Κάθε κατάστημα μπορεί να έχει μία ή περισσότερες αποθήκες. Όταν μια αποθήκη είναι χαρακτηρισμένη ως Βασική, αυτό σημαίνει πως όποιες αναλώσεις γίνονται από το συνδεδεμένο κατάστημα, θα γίνονται από αυτή. Άρα από τις μη ενεργές αποθήκες δεν γίνονται αναλώσεις αλλά μόνο χειροκίνητες εισαγωγές και εξαγωγές υλικών. Μπορείτε να έχετε μόνο μια βασική αποθήκη σε κάθε κατάστημα. Μπορείτε να διαχειριστείτε τις αποθήκες σας εδώ.

Μονάδες μέτρησης

Τα υλικά μετριούνται σε μονάδες μέτρησης. Έχουμε κάποιες έτοιμες για εσάς (κιλό, λίτρο, τεμάχιο, κιβώτιο) αλλά μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες εδώ.

Όριο ειδοποίησης, ιδανική ποσότητα και αυτόματη παραγγελία.

Σε κάθε υλικό μπορεί να προστεθεί όριο ειδοποίησης ανά αποθήκη. Αυτό σημαίνει ότι κάτω από αυτό το όριο το υλικό αυτό θα θεωρείτε σε έλλειψη από το σύστημα. Ιδανική ποσότητα είναι η ποσότητα που θα θέλαμε ιδανικά σε μία γεμάτη αποθήκη. Έτσι επιλέγοντας αυτόματη παραγγελία για μια αποθήκη, το σύστημα θα βρει τα υλικά που βρίσκονται σε έλλειψη και θα παραγγείλει τόσες συσκευασίες όσες χρειάζονται στο να φτάσει την ιδανική ποσότητα.

Συσκευασίες αγοράς

Σε κάθε υλικό πρέπει να προσθέσουμε τουλάχιστον μία ή και περισσότερες συσκευασίες αγοράς. Οι συσκευασίες αγοράς έχουν κωδικό, όνομα, μονάδα μέτρησης, την ποσότητα του υλικού που περιέχουν (αναφερόμενοι στην μονάδα μέτρησης του υλικού), τους προμηθευτές που το προμηθεύουν και αν πρόκειται για την βασική συσκευασία (για στατιστικά) του υλικού.

Προμηθευτές

Εδώ μπορείτε να διαχειριστείτε τους προμηθευτές σας και να δείτε την καρτέλα με τις συναλλαγές με την επιχείρησή σας. Αν χαρακτηρίσετε έναν προμηθευτή ως “Αγαπημένο” τότε αυτός θα εμφανίζεται πιο πάνω στην αναζήτηση, κατά την καταχώρηση παραστατικών.

Προμηθευτές

Συνταγή

Τόσο τα προϊόντα όσο και οι παρασκευές, για να λειτουργήσει η αποθήκη, πρέπει να έχουν καταχωρημένες συνταγές. Στην συνταγή προσθέτουμε την ποσότητα του κάθε υλικού (ή παρασκευές και τυχόν φύρα που γνωρίζουμε ότι βγάζει αυτό το υλικό στην συνταγή.

Διαχείριση Υλικών (Τα υλικά μου)

Μπορείτε να δείτε αναλυτικά τι συμβαίνει με τα υλικά εδώ. Πατώντας στα φίλτρα μπορείτε να δείτε στην λίστα των υλικών όχι μόνο ποσότητες αλλά και συσκευασίες και τιμές (βασιζόμενες στην τελευταία τιμή αγοράς). Πατώντας πάνω στο όνομα του υλικού θα δείτε όλες τις καταχωρίσεις παραστατικών αλλά και απογραφές γι’ αυτό το υλικό.

Εισαγωγές υλικών είναι το σύνολο τον υλικών που φτάνουν σε μια αποθήκη μέσω της καταχώρησης παραστατικών. (Σημείωση: Υπάρχουν παραστατικά με αρνητικό πρόσημο. Για παράδειγμα μία επιστροφή θα κάνει της εισαγωγές σας λιγότερες.)

Καταναλώσεις υλικών είναι η ποσότητα των υλικών που το σύστημα θεωρεί ότι έπρεπε να έχουν αναλωθεί βάση των πωλήσεων σας (βασιζόμενο στις συνταγές).

Φύρα είναι η ποσότητα των υλικών που έχουν χαθεί είτε μέσω μιας κίνησης καταστροφής είτε λόγω κάποιας απογραφής, στην οποία απογράψατε λιγότερα υλικά από ότι είχε υπολογίσει το σύστημα.

Απόθεμα είναι η ποσότητα των υλικών που υπάρχουν την συγκεκριμένη στιγμή στην αποθήκη.

Η Τιμή αναφέρεται στην τελευταία τιμή αγοράς του υλικού. Πατώντας πάνω στην τιμή θα βρείτε τις τελευταίες διακυμάνσεις στις τιμές αγοράς του υλικού.

Παραγγελία πρώτων υλών (υλικών)

Μπορείτε να καταχωρήσετε τις παραγγελίες των προμηθευτών σας και να δείτε τις τρέχουσες παραγγελίες σας εδώ. Η καταχώρηση μια παραγγελίας είναι ίδια με την καταχώρηση παραστατικού.

Κατά την δημιουργία μιας παραγγελίας θα δείτε την επιλογή “Αυτόματα”. Πατώντας αυτή την επιλογή το σύστημα θα προτείνει αυτόματα τι πρέπει να παραγγείλετε από τον συγκεκριμένο προμηθευτή, βασιζόμενο στα όρια ειδοποίησης και τις ιδανικές ποσότητες τον υλικών σας.

Αφού αποθηκεύσετε μια παραγγελία, θα πρέπει να την στείλετε στον προμηθευτή σας. Το σύστημα θα στείλει αυτόματα την παραγγελία στον email του προμηθευτή σας και εσείς μπορείτε να δείτε αν την έχει δει.

Προσοχή: Ακόμα και αν δεν έχετε καταχωρήσει διεύθυνση email για τον προμηθευτή, και πάλι πρέπει να πατήσετε αποστολή προκειμένου να χαρακτηριστεί ως “απεσταλμένη”.

Παραλαβή παραγγελίας: Όταν η παραγγελία παραληφθεί από εσάς μπορείτε να μαρκάρετε την παραγγελία ως “Έχει παραληφθεί”. Με αυτόν τον τρόπο δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε τον παραστατικό της αγοράς. Πατώντας “Έχει παραληφθεί” θα βρεθείτε στην σελίδα καταχώρησης παραστατικού με προσυμπληρωμένα τα υλικά που έχετε παραγγείλει ώστε να κάνετε τυχόν τροποποιήσεις στις ποσότητες που παραλάβατε ή στις τιμές.

Απογραφή

Μπορείτε να πραγματοποιείτε απογραφές στις αποθήκες σας όσο συχνά θέλετε και για όσα υλικά θέλετε (Για παράδειγμα μπορείτε σε μια μέρα να κάνετε απογραφή μόνο της κάβας και όχι των άλλων υλικών σας). Μπορείτε να δείτε τις απογραφές σας και να κάνετε μια νέα απογραφή εδώ. Κάνοντας απογραφή ενός υλικού σε μια αποθήκη, θα δηλώσει στο σύστημα ότι βάση αυτής της ποσότητας θα υπολογίζεται το απόθεμα, από την χρονική στιγμή της απογραφής και μετά.

Προσοχή: Η απογραφές θεωρείτε πάντα ότι καταχωρούνται στο άνοιγμα του καταστήματος. Αν για παράδειγμα έχετε κάνει απογραφή την 15/02 το απόγευμα και έχετε ώρα ανοίγματος 08.00, τότε αυτή θα καταχωρηθεί την 08:00 της 15/02)

Αφού καταχωρίσετε μια απογραφή, το σύστημα θα συγκρίνει τις ποσότητες για κάθε υλικό και αποθήκη που είχε υπολογίσει με τις ποσότητες που εσείς καταχωρίσατε. Αν υπάρξουν διαφορές θα δημιουργήσει μόνο του ένα παραστατικό φύρας (ή πλεονάσματος) για τα υλικά που χάθηκαν.

Η καταχώρηση απογραφής είναι ίδια με την καταχώρηση παραστατικού.